Entre el primer correo y el artista subiendo al escenario de un festival pasan, de media, entre seis y diez meses. Ese calendario explica casi todo lo que sale bien y casi todo lo que sale mal en una gira.
Los festivales cierran cartel mucho antes de lo que parece
Un festival de verano empieza a mover nombres en octubre y tiene el grueso del cartel decidido entre enero y marzo. Cuando el público ve el anuncio en abril, la negociación lleva meses cerrada y los contratos están firmados.
De ahí el error más repetido: escribir en mayo para tocar en julio. Salvo que haya una baja de última hora, esa puerta ya está cerrada. Escribir en octubre para el verano siguiente, en cambio, es llegar justo a tiempo.
El primer contacto: quién, cuándo y con qué
Un programador recibe cientos de propuestas por temporada y dedica a cada una menos de un minuto en la primera criba. Lo que decide si hay segunda lectura es siempre lo mismo:
- Un vídeo en directo reciente, entero, con sonido decente. No un montaje de tres planos.
- Cinco líneas que digan quién sois y por qué encajáis en ese festival concreto.
- Fechas disponibles y desde dónde viajáis.
- Un contacto que responda en 24 horas.
Lo desarrollamos en detalle en el dosier que abre puertas, porque el material es exactamente la mitad del trabajo.
Qué está mirando el programador
No solo la música. Cuando alguien monta un cartel está resolviendo un puzle con cuatro piezas a la vez:
- Encaje artístico. Que el proyecto tenga sentido junto a los otros nombres del cartel.
- Presupuesto. Cada franja horaria tiene un techo y no se mueve.
- Logística. Tamaño de la formación, backline, tiempos de cambio entre grupos.
- Exclusividad territorial. Si habéis tocado a 40 kilómetros tres semanas antes, resta.
Ese último punto sorprende a mucha gente. Los contratos de festival suelen incluir un radio y un plazo en los que el artista no puede anunciar otro concierto cerca. No es mala fe: es proteger la venta de entradas.
De la conversación a la oferta
Cuando hay interés real, la conversación se concreta rápido: fecha tentativa, franja, caché propuesto y qué incluye. Aquí es donde se decide si la fecha es rentable o si solo lo parece.
Una oferta de 2.500 euros a 700 kilómetros, con dos noches de hotel y sin backline, puede dejar menos en el bolsillo que una de 1.400 a una hora de casa. Por eso el número nunca se mira solo: se mira contra la ruta. Es el trabajo que hacemos al planificar la logística de la gira a la vez que se negocian las fechas.
El contrato: lo que hay que leer despacio
Cuando las dos partes dicen que sí, llega el papel. Estos son los puntos que conviene revisar sin prisa:
- Caché, forma y plazo de pago. Si hay anticipo, cuándo y cuánto.
- Qué asume cada parte: transporte, alojamiento, dietas, backline, técnico.
- Horarios: llegada, prueba de sonido, duración del pase.
- Cláusula de exclusividad: radio en kilómetros y plazo antes y después.
- Cancelación: qué pasa si llueve, si cae un músico o si el festival se suspende.
- Grabación y difusión: quién puede grabar y qué puede publicar después.
Este último se firma muchas veces sin leerlo y es el que más disgustos da meses después. Si algo no está claro, lo sensato es consultarlo con un profesional antes de firmar.
El avance técnico: la parte que nadie ve
Entre la firma y el concierto hay un intercambio de documentos que decide cómo suena la noche: rider técnico, plano de escenario, lista de canales, necesidades de camerino y horario detallado. Cuanto antes se cierre, menos improvisación hay el día del bolo.
Un festival grande maneja veinte artistas en tres escenarios. El grupo que manda su documentación completa en marzo se recuerda; el que la manda la víspera, también, pero de otra manera.
Y después del concierto
La fecha no termina cuando baja el telón. Termina cuando se emite la factura, se cobra, se manda la liquidación si había taquilla y alguien escribe un correo de agradecimiento al programador con dos fotos utilizables.
Ese último correo, que cuesta cinco minutos, es lo que convierte una fecha suelta en una relación de años. La mayor parte de nuestro trabajo de booking se sostiene sobre programadores que repiten.
Si estáis preparando temporada, empezad por aquí: cómo cerramos las fechas y cómo se negocia un cartel desde el otro lado de la mesa.
¿Hablamos de tu proyecto?
Da igual desde dónde llegues: artista que busca fechas, banda que quiere salir de su circuito, programador que busca propuestas, institución que quiere abrir su escena al exterior o profesional que quiere sumarse al colectivo. Cuéntanos en qué punto estás.